[ Comptabilité ] La PAF: participation aux FACTUR-X ?

La PAF : piste d’audit fiable

La PAF est le résultat d’une longue construction collective européenne, transposée dans tous les États membres. Dans l’adaptation de la directive européenne sur la TVA, la France a rendu obligatoire l’établissement d’une documentation des contrôles pour l’établissement des factures des entreprises. Par conséquent, la piste d’audit fiable est une documentation propre à chaque entreprise décrivant les processus mis en œuvre pour assurer la qualité des factures émises.

L’objectif est de garantir :

• l’authenticité de l’origine de la facture ;

• l’intégrité de ses contenus ;

• sa lisibilité.

Dans le rapport « la TVA à l’ère du digital » d’octobre 2020, Bercy apporte des précisions concrètes sur la piste d’audit fiable : « une comparaison manuelle des factures avec les documents commerciaux (devis, bons de commande, bons de livraison, justificatifs de paiement) peut constituer un contrôle suffisant mis en place par l’assujetti. »

Le contrôle doit faire l’objet d’un document constitué :

• d’un descriptif des procédures ;
• d’un tableau de rapprochement des documents.

Par exemple, au niveau des achats, chaque entreprise devrait être en mesure de justifier la déductibilité des factures de dépenses au moyen d’un bon de commande ou bon de livraison. Or, beaucoup d’entreprises détruisent ces documents pour ne pas conserver des archives comptables volumineuses. La PAF n’est pas assurée dans ce cas.

Autre exemple : un prestataire de service doit justifier d’une facture de vente au moyen d’un contrat signé. Il faut également mettre en place une piste entre le contrat et la facture ; un code d’identification de la prestation par exemple.

Chaque contrat doit donner lieu à une facture et chaque facture être justifiée par un contrat accepté. L’administration exige des descriptifs de processus adaptés en fonction des tailles d’entreprises : chiffre d’affaires, effectifs… Le volume des factures émises (ventes) et reçues (achats) varient d’une entreprise à l’autre. La documentation est adaptée.

La facture électronique

L’article 289 du CGI (Code général des impôts) – VII indique que pour satisfaire aux conditions de la PAF, l’entreprise peut émettre ou recevoir des factures :

• soit sous forme électronique ou sous forme papier avec une description des procédures ;
• soit sous forme électronique avec une signature électronique ;
• soit sous la forme d’échange de données structurées : EDI.

Sur l’exemple ci-dessus, la facture CIC Mobile a été traitée sur la plateforme Jefacture.com. Le PDF dispose d’une pièce jointe : le fichier de données XML. La facture est estampillée « Conseil supérieur de l’Ordre des experts-comptables » : il s’agit de la signature électronique du document. La facture est une véritable facture électronique au format « factur-x ». ECMA a développé une nouvelle plateforme dédiée aux experts-comptables : Jefacture.com.

Cette solution propose un traitement complet de la facture électronique :

• ventes : les entreprises transmettent leurs factures au format PDF ; Jefacture les transforme en facture électronique avec signature électronique, les transmet aux clients et ChorusPro, puis assure l’archivage ;
• achats : les entreprises centralisent les factures fournisseurs au format factur-x.

Effiz est une plateforme collaborative créée en 2015 pour faciliter les travaux des experts-comptables via la réception des données des clients : banques, justificatifs, factures électroniques, qualification des informations. Les applications Effiz et Jefacture sont connectées via une API (Application Program Interface). Les factur-x sont captées, traitées, rapprochées des flux bancaires. Les écritures comptables sont exportables sous différents formats. Par conséquent, le recours à la facture électronique signée permet de satisfaire à l’obligation juridique de documentation d’une Piste d’audit fiable : un avantage supplémentaire dans une démarche d’automatisation des process administratifs. Autrement dit, la facture électronique avec signature électronique permet d’assurer la piste d’audit fiable : un nouvel argument pour anticiper les obligations de recours aux factures électroniques à horizon 2023-2025.

Déploiement de la Factur-X

Factur-x est un standard franco-allemand de facture électronique mixte : fichier PDF pour les utilisateurs auquel est attaché un fichier XML de données.

Les données structurées permettent aux systèmes d’informations de disposer d’un standard et de procéder à des intégrations et des rapprochements automatisés.