Couverture du journal du 16/10/2020 Consulter le journal

Entreprises : et si vous vous mettiez au coworking ?

De nombreuses entreprises s’interrogent sur la possibilité de développer des espaces de coworking dans leurs bureaux afin de rentabiliser leurs locaux. Une pratique Qui nécessite le respect de certaines règles. Explications.

L’épisode pandémique du Covid-19 a profondément transfiguré l’approche de l’organisation du travail. La démocratisation du télétravail implique nécessairement une remise en cause de l’utilisation des locaux par les entreprises.

D’ailleurs, nombreuses sont celles qui envisagent de résilier leur bail pour « prendre plus petit » ou qui cherchent simplement à minimiser les contraintes liées à l’exploitation de leurs locaux en privilégiant les solutions clés en main.

De l’autre côté, certaines entreprises cherchent en revanche à optimiser et mutualiser leurs espaces, en transformant leurs locaux en espaces de stockage, ou en environnement flexible à destination d’utilisateurs, dénommés coworkers. Cette transformation intéresse de plus en plus de professionnels, voyant dans cette nouvelle approche, un moyen de rentabiliser leurs propres locaux.

Tour d’horizon des principales règles applicables au statut du coworking.

AUTORISATIONS D’ORDRE RÈGLEMENTAIRE

En premier lieu, il convient de s’assurer de la conformité de la destination des locaux envisagés avec l’activité de coworking projetée. Ainsi, il ne saurait être créé un tel espace dans un bâtiment dont la destination exclusive est de l’habitation ou de l’hébergement.

Ensuite, la mise en place d’un espace de coworking implique la réception d’utilisateurs, que l’on pourrait même qualifier de clients. Cette qualification entraîne la classification de l’espace comme un établissement recevant du public et donc la soumission à de nombreuses obligations d’ordre réglementaire.

À titre d’exemple, en cas de rénovation d’un bâti existant, les normes handicapés imposent que les bâtiments qui reçoivent du public soient accessibles en fauteuil roulant.

Afin d’être garanti de la conformité de son projet, le recours à un professionnel, notamment un bureau d’études, est fortement recommandé.

LES CONTRAINTES D’ORDRE CONVENTIONNEL

Si l’entreprise n’est pas elle-même propriétaire des lieux, il convient de s’assurer de la conformité du développement d’une telle activité avec le contrat de bail la liant avec son bailleur.

Rappelons qu’en application de l’article 145-31 du Code de commerce, la sous-location, qu’elle soit totale ou partielle, est interdite. Si l’activité de coworking ne constitue pas en soit une activité de sous-location traditionnelle, il ne demeure pas moins qu’en l’absence de jurisprudence, une telle exploitation pourrait s’apparenter à une sous-location partielle.

En outre, le preneur étant tenu d’exploiter son activité conformément à la destination et à l’usage visé aux termes du bail, il est peu probable que l’activité de coworking y soit effectivement stipulée.

Dans ces conditions, il est recommandé d’obtenir l’agrément préalable du propriétaire avant d’envisager le développement d’une telle activité.

QUEL CONTRAT ENTRE L’ENTREPRISE ET L’UTILISATEUR ?

La mise en place du contrat entre l’entreprise et le coworker est essentiel puisqu’il constitue le fait générateur de la perception de revenus.

Les modèles traditionnels de baux empêchent, par essence, le développement d’une activité de coworking, laquelle nécessite au contraire une très grande souplesse tant sur la durée du contrat que sur l’emplacement attribué à l’utilisateur.

En effet, par définition, le modèle du coworking empêche la conclusion d’un bail commercial et d’un bail professionnel du fait de leurs durées minimales respectives. Le bail dérogatoire ou précaire ne semble pas non plus adapté.

Quoiqu’il en soit, le modèle du coworking n’est pas uniquement fondé sur la mise à disposition d’un actif immobilier, mais au contraire sur la prestation de divers services dont la mise à disposition d’un espace constitue un accessoire.

Le contrat de prestation de service, en ce qu’il répond à la liberté contractuelle, peut ainsi être agrémenté d’un grand nombre de prestations, allant du simple accès à la machine à café, à l’utilisation illimitée du mopieur (copieur multifonction).

Attention tout de même au risque de requalification au bénéfice d’un régime d’ordre public applicable aux baux, si le contrat se limite peu ou prou à la simple mise à disposition de bureaux. Pour cela il faut veiller à ce que l’entreprise apporte réellement des services justifiant la qualification du contrat en prestation de service.

Il est donc primordial de se faire accompagner dans la rédaction du contrat de prestation de services afin d’encadrer au mieux la relation contractuelle entre les parties et, par voie de conséquence, de garantir le modèle économique.