Offboarding : soignez le départ de vos salariés !

« Comment a-t-il pu démissionner après tout ce qu’on a fait pour lui ? » « Qu’il parte et au plus vite ! » « Il s’imagine que l’herbe est plus verte ailleurs ? » « Et surtout qu’il ne revienne pas frapper à la porte de l’entreprise ! » On pourrait dresser une liste encore plus longue de réflexions qui peuvent venir à l’esprit lorsqu’un salarié vous donne sa démission. Pourtant, dites-vous bien que cela n’a certainement rien de personnel, ce n’est pas contre vous. Il a certainement pesé le pour et le contre de rester avec vous, et en recherchant à combler des besoins non pourvus, il a pris la décision de tenter l’aventure ailleurs. On ne pourra pas vous retirer cette dimension affective qui peut – selon les collaborateurs – vous procurer des émotions positives ou négatives à l’annonce d’un départ, mais dans cette situation, il est surtout essentiel d’avoir une approche pragmatique et rationnelle pour comprendre ce qui s’est joué et peut-être aussi en tirer des conclusions et pistes d’amélioration.

Certainement plus un réflexe quand il s’agit d’une démission, l’offboarding se prête aussi à d’autres contextes, type rupture conventionnelle, voire licenciement selon les circonstances… Nous avons toujours quelque chose à apprendre de la relation de travail, peu importe sa durée et la façon dont on se quitte.

En pratique, comment faire ?

Au moment jugé propice et apaisé, planifiez un moment d’échange avec votre collaborateur pour parler de son vécu professionnel et surtout laissez-lui le temps de préparer ce moment. Il est donc utile de proposer une trame que vous prendrez soin de lui transmettre à l’avance et qui servira de fil rouge pour vos discussions.

Il peut être notamment judicieux de creuser quelques points :

• Raisons de la démission ? L’idée ici est d’explorer si cette dernière est inhérente…
  – au poste de travail (contenu/intérêt du poste, non utilisation des compétences/connaissances du salarié, rythme ou charge de travail, déplacements professionnels…) ;
  – aux conditions de travail, développement de carrière ou encore à la formation (rémunération, absence de formation ou promotion…) ;
  – au management ou à la culture d’entreprise (organisation de l’entreprise et du travail, mésentente avec l’entourage professionnel ou encore l’encadrement…).
• Comment auriez-vous pu éviter le départ ? Suggérez des options telles que la rémunération, la formation, la promotion professionnelle, la mobilité au sein d’un autre service, la qualité de vie au travail, les avantages sociaux… Ceci peut notamment permettre de hiérarchiser les leviers éventuels de rétention du collaborateur.
• En cas de prise d’un nouveau poste dans une autre entreprise, ce que le collaborateur pense/sait y trouver ?
• Y a-t-il un fait marquant (voire isolé) qui a motivé la décision de départ ?
• Quels sont les points forts et les zones de développement de l’entreprise ?

Le Jour J, faites de ce moment quelque chose de propice à l’échange, voire de convivial. L’un comme l’autre, vous n’êtes pas là pour vous faire un procès mais pour avoir une discussion apaisée et “bien se quitter”, quand bien même vous pourriez être en désaccord. Et vous avez tout à fait le droit de préciser que vous entendez le discours de votre collaborateur mais que vous ne le partagez pas, sans entrer dans les débats, ce n’est pas l’objet.

Par ailleurs, maintenez durant l’entretien la culture du feedback en formulant votre retour à votre collaborateur. Et si l’envie de complimenter ce dernier vous chatouille… alors ne lésinez pas sur votre expérience positive avec lui ! Cela fera du bien à tout le monde (y compris vous) et ce dernier appréciera sa mise en valeur, la reconnaissance de sa contribution et quittera votre entreprise en conservant d’elle une image positive.

Si l’un comme l’autre, vous vous sentez plus à l’aise dans un cadre formel de salle de réunion, dont acte ! Mais ne vous interdisez pas de profiter d’un café dans l’espace pause (à l’abri des oreilles indiscrètes) ou même de faire une marche à l’extérieur de l’entreprise !

Convenez par ailleurs avec votre collaborateur des informations qu’il vous autorise à exploiter versus celles qui le mettent en situation d’inconfort (par exemple des difficultés rencontrées avec un collègue ou un manager qu’il ne souhaite pas se voir reprocher de vous avoir parlé).

Enfin, échangez sur la dernière ligne droite à faire ensemble, de l’importance que vous attachez à ce que la fin de contrat se passe mutuellement bien (état d’esprit, investissement, outils et données professionnels, formation du remplaçant) et des modalités pratiques de départ.

Et après ?

Vous voilà munis de pas mal d’informations, certaines que vous découvrez, certaines que vous partagez et d’autres dont vous ne convenez pas ! Vous avez donc là de la matière pour améliorer l’expérience de vos salariés et œuvrer pour la suite à une meilleure rétention de vos talents. Un point de vigilance sera porté sur la façon dont vous utilisez et communiquez ces informations (respect de la confidentialité/confiance donnée, impact sur les autres membres de l’entreprise ou encore capacité de l’entreprise à mettre en œuvre des actions d’amélioration).

Conclusion

Après l’heure de la déception (ou de l’engouement) à l’annonce d’un départ, vient le moment de faire le point. Et pour cela, il vous faudra faire preuve de belles qualités de communication, d’introspection et de remise en question ! Certes, il sera peut-être trop tard (ou pas) pour celui qui aura déjà décidé de partir, mais cela peut être très instructif pour la suite et vos salariés en poste. Et puis vous n’êtes pas à l’abri de le voir revenir, ce salarié que vous appréciez et qui se rappellera que vous vous êtes bien quittés ! Entretemps, il aura même peut-être parlé en bien de votre entreprise et permis à d’autres profils intéressants de rejoindre vos effectifs… Pas mal dans une période où le recrutement est complexe (carence des candidats qualifiés) et l’image de marque employeur un sujet majeur d’attractivité !