Qu’est-ce qu’un programme de compliance ?
Un programme de compliance désigne un ensemble de processus par lequel une entreprise se conforme aux réglementations qui lui sont applicables ou qu’elle met en œuvre volontairement. Dans une acception plus large, le programme peut comprendre le respect de règles et normes extra-juridiques, par exemple des règles éthiques, que l’entreprise entend s’appliquer.
La diversité des programmes de compliance est égale à celle des entreprises. Toutefois, il existe un socle de réglementations qui est traité de façon récurrente dans ces programmes. S’y retrouvent ainsi la lutte contre la corruption, la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme, le contrôle des exportations, le droit de la concurrence, la protection des données personnelles, la cybersécurité, les normes internationales du travail, la lutte contre le travail dissimulé ou encore la responsabilité sociétale et environnementale.
Toutes les entreprises sont concernées par les programmes de compliance compte tenu du caractère universel de certaines réglementations comme le Règlement général sur la protection des données (RGPD), en plus de celles applicables au-delà de certains seuils. Par ailleurs, toutes les entreprises peuvent profiter de leurs effets vertueux, en particulier les fournisseurs de grandes entreprises pour faciliter l’accès aux contrats.
Un outil de gestion des risques de l’entreprise
Les réglementations traitées dans les programmes de compliance prévoient pour la plupart des sanctions administratives et, parfois, des sanctions pénales, auxquelles peuvent s’ajouter des risques de responsabilité civile de l’entreprise.
À cet égard, la Cour de cassation a considéré, en mars 2021, que le non-respect d’une réglementation dans l’exercice d’une activité commerciale induit nécessairement un avantage indu pour son auteur et constitue un acte de concurrence déloyale. Les juridictions ont appliqué ce principe à des défauts de conformité au RGPD et aux obligations en matière de lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme.
La mise en œuvre d’un programme de compliance permet d’écarter les risques de sanction et de responsabilité civile, ainsi que le risque financier et le risque d’atteinte à l’image et à la réputation qui en résultent, particulièrement lorsque les sanctions sont publiées par les autorités de contrôle. Cela permet de sécuriser l’entreprise et ses dirigeants, mais également tout l’écosystème de l’entreprise, dont ses salariés et ses clients.
Les programmes de compliance sont cependant plus qu’un simple moyen d’échapper à une sanction et aux risques associés. Leur mise en œuvre repose sur une méthodologie largement transposable comprenant la détermination de l’environnement réglementaire de l’entreprise, la cartographie des risques qu’elle encourt, la définition des mesures de nature à écarter ces risques, notamment l’établissement de politiques de conformité et codes de conduite, la sensibilisation des dirigeants et salariés et le suivi du programme de compliance.
À ce titre, les programmes de compliance constituent un véritable outil de gestion des risques et, au-delà, d’aide à la décision.
Un vecteur de croissance et de confiance dans les relations clients/fournisseurs
Les entreprises imposent fréquemment à leurs fournisseurs des obligations leur permettant d’assurer leur conformité aux réglementations qui leur sont applicables. Certaines réglementations obligent en elles-mêmes les entreprises à évaluer leurs fournisseurs et à prévoir des engagements contractuels à leur charge.
En pratique, les donneurs d’ordre se cantonnent fréquemment à intégrer dans les contrats avec leurs fournisseurs ce type d’obligations. Il en résulte une insécurité pour les donneurs d’ordre et un risque de responsabilité civile des fournisseurs qui souscrivent souvent des engagements qu’ils ne sont pas réellement en capacité de tenir.
Cependant, de plus en plus, les donneurs d’ordre évaluent la conformité de leurs fournisseurs dans la phase d’avant-contrat. Cela leur permet d’avoir une meilleure vision de leur niveau de conformité pour les sélectionner et de prévoir des engagements contractuels en phase avec leur réalité.
Du côté des fournisseurs, l’existence d’un programme de compliance leur permet de justifier leur niveau de conformité aux exigences réglementaires demandées, de réduire le temps et les coûts des échanges d’avant-contrat, d’obtenir des marchés et d’instaurer une relation de confiance avec leurs clients.
Un générateur d’attractivité
La mise en œuvre des programmes de compliance, en particulier lorsqu’ils portent sur des sujets d’éthique et de responsabilité sociétale et environnementale, permet de diffuser les bonnes pratiques et les valeurs de l’entreprise, au travers notamment de la sensibilisation des collaborateurs.
Ils participent ainsi au développement d’une marque employeur attractive pour les talents qui recherchent un cadre vertueux et porteur de valeurs dans lesquelles ils se retrouvent.
Une balance bénéfices/coûts positive
Au regard des nombreux bénéfices des programmes de compliance, les coûts de mise en œuvre s’avèrent mesurés. De plus, leur déploiement est l’occasion de rechercher, dans le même temps, le bénéfice d’autres instruments juridiques profitables à l’entreprise. À titre d’exemple, les travaux de cartographie des traitements lors d’une mise en conformité au RGPD sont appropriés pour identifier en parallèle les actifs immatériels de l’entreprise impliqués dans ces traitements (logiciels, architectures de bases de données, données industrielles, savoir-faire, etc.) et mettre en place les outils juridiques de protection appropriés.
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