Du recrutement à la gestion du salarié, les outils digitaux sont-ils les meilleurs alliés des entreprises ? La période du confinement les a, plus que lors de toute autre période, mis sur le devant de la scène, en mettant en valeur leurs atouts, mais également leurs limites…
Lors d’une table-ronde organisée à l’occasion de la Nantes Digital Week, les entreprises et salariés présents ont pu notamment confronter leurs expériences sur le « on boarding », cette période déterminante de l’accueil du salarié. Avec, en introduction, des chiffres qui font prendre la mesure de l’importance des tout premiers mois d’accueil. Ainsi, 20% des collaborateurs savent dès le premier jour qu’ils démissionneront, 45% des démissions ont lieu durant la première année… Peut-être plus inquiétant encore : 82% des entreprises disent ne pas se sentir prêtes le jour de l’arrivée du collaborateur. Ne pas manquer ce rendez-vous est pourtant essentiel. Parmi les témoins d’un on boarding réussi, Elisa Bonito, responsable Marketing digital et expérience client au siège du constructeur de matériel agricole Manitou, à Ancenis. « J’ai intégré l’entreprise le 17 mars à midi, donc au début du confinement, témoigne-t-elle. Je suis allée chercher le matériel pour pouvoir travailler chez moi. Tout était prêt pour que je puisse devenir très vite autonome sur mon poste. C’est-à-dire un intranet avec un portail très bien fait pour accéder aux outils, une bibliothèque de données, un accès simple aux informations de l’entreprise… » Mais cette manne d’informations se révèle insuffisante pour une prise de poste complète : « Cela m’a beaucoup aidée, boostée même, mais à un moment j’ai dit stop. Il me fallait des interactions avec mon manager et mon équipe, et nous avons fait finalement un bon mix des deux. »
NE PAS NÉGLIGER LE CONTACT HUMAIN
Si le digital a permis à des entreprises qui avaient déjà mis en place des outils de gestion et de communication de passer le cap du confinement, cette période leur en a également fait mesurer les limites. La nécessité des contacts humains est ainsi largement mise en avant par les intervenants. Pour Nathalie Touzé, responsable du département Formation et on boarding chez I-advize, plateforme conversationnelle basée à Nantes, « le digital permet de transmettre des connaissances sur la société, de les faciliter, de les rendre accessibles selon un ordre précis dans un plan d’intégration, mais on garde le principe de rencontres très régulières avec l’équipe, le manager, les personnes clés… » Même si ces rencontres, quand le « live » n’est pas possible, peuvent s’organiser à distance.
Pour Lucca, éditeur de logiciels basé à Nantes et à Paris, qui recrute environ 80 personnes par an, l’accueil commence par une rencontre des nouvelles recrues avec les autres salariés de l’entreprise. « La grande partie du on boarding se fait en ligne grâce à nos outils, explique Manon Silvain, directrice des ressources humaines. Tous les aspects purement administratifs sont complètement dématérialisés, permettant au salarié de monter son dossier RH, de joindre toutes les pièces nécessaires pour être intégré, y compris le contrat de travail. Notre outil génère un certain nombre de tâches, envoyées aux différents interlocuteurs de Lucca pour préparer l’intégration. Cette anticipation de l’arrivée du collaborateur lui permet de se consacrer à sa formation, à la découverte de la culture de l’entreprise… »
ATTENTION À LA SUR-DIGITALISATION
Se poser la question de savoir à quels moments et à quelles conditions la digitalisation a du sens a été l’objet d’une autre table-ronde de la journée, avec pour thème le parcours collaborateur. À l’heure où tout peut être digitalisé, du process de recrutement à l’inscription à des formations, la tentation est grande de vouloir gagner du temps. Se poser la question du parcours collaborateur au même titre que les marques se penchent sur leur parcours client s’avère essentiel pour les intervenants : « Quand on est client, on a envie d’être considéré et que les processus d’achat soient simplifiés, analyse Etienne Ageneau, directeur du Développement du capital humain au groupe Ouicare, numéro un des services à domicile. Dans l’expérience collaborateur, c’est pareil, il s’agit de porter attention à l’autre. » Uniformiser les process devient ainsi un piège : « La première question à se poser est de savoir ce que veulent les salariés, ce qu’ils attendent, savoir si ce sera digital ou pas, poursuit Etienne Ageneau. Les outils ne manquent pas mais comment ne pas tomber dans la sur-digitalisation qui vient complexifier l’expérience ? Si un client doit passer par trois applications pour acheter il s’en va. Pour le collaborateur, c’est pareil. »
Indispensable, économiseur de temps, permettant aux salariés d’accéder facilement aux informations… le digital reste « un support, pas la solution à tout, synthétise Christine Naschberger, professeure en management et ressources humaines à Audencia. Attention à ne pas perdre les collaborateurs et à ne pas leur ajouter une charge mentale. Avant de digitaliser, il est conseillé de faire des enquêtes auprès des salariés pour savoir comment ils utilisent les outils et de quoi ils ont besoin. »