Confié à l’Institut national de la propriété industrielle (Inpi), qui l’a déployé de façon progressive, le guichet unique des formalités des entreprises est déjà accessible aux professionnels disposant d’un mandat pour réaliser les formalités d’entreprises pour le compte de leurs clients, depuis le 1er juillet 2021 et à tous les créateurs et entrepreneurs depuis le 1er janvier 2022. À partir du 1er janvier 2023, ce guichet unique, entièrement dématérialisé et disponible sur Procedures.inpi.fr sera la voie unique et obligatoire pour effectuer les formalités des entreprises, quels que soient leur domaine d’activité et leur forme juridique.
Objectif : centraliser et simplifier les démarches
Ce guichet unique permet d’effectuer en ligne toutes les formalités de création (immatriculation), de modification (relatives à l’activité, l’établissement, les dirigeants, etc.), de cessation d’activité, ainsi que l’ensemble des déclarations auprès des organismes sociaux et fiscaux ou le dépôt des comptes annuels (pour les entreprises qui y sont soumises). Il va donc remplacer, dès le 1er janvier prochain, les six réseaux(1) de centres de formalités des entreprises (CFE) et les sites mis en place par certains CFE (tels que Lautoentrepreneur.fr, CFE-urssaf.fr et Infogreffe), lesquels ne seront plus accessibles à partir de cette date.
Côté avantage, la cinquantaine de formulaires Cerfa disponibles pour effectuer les formalités papier a été remplacée par un seul formulaire en ligne pour effectuer toutes les déclarations. Ce dernier s’adapte à la nature de l’entreprise et au type de formalité. Côté inconvénient, alors que 70 % des formalités des entreprises sont encore réalisées par voie papier, le guichet unique impose une dématérialisation totale des procédures. Tous les documents à fournir devront donc être transmis en ligne en format numérique.
Un registre unique des entreprises
L’Inpi est également chargé du nouveau registre national des entreprises, alimenté par le guichet unique, qui vient fusionner et se substituer au registre national du commerce et des sociétés (RNCS), au répertoire des métiers (RM) et au registre des actifs agricoles (RAA). Accessible à l’adresse Registre.entreprises.gouv.fr, il va devenir le site de référence pour les informations relatives aux entreprises ayant une activité sur le territoire national et ses données seront disponibles gratuitement.
(1) CCI, CMA, CA, greffes, DGFip, Urssaf.
Les principales étapes de la création d’une formalité
Exemple de questionnaire pour une création d’entreprise. © Inpi
- Accès au portail de l’Inpi sur inpi.fr
- Création d’un compte ou connexion via FranceConnect (solution proposée par l’État pour sécuriser et simplifier la connexion à plus de 1 400 services en ligne).
- Création de la formalité en répondant à une série de questions.
- À la fin de la procédure, un récapitulatif vous est présenté avant de valider le dossier. Au moment de la finalisation, vous devez joindre un certain nombre de justificatifs et pièces, variables en fonction de la formalité. Veillez à bien disposer des justificatifs requis avant de démarrer celle-ci (notamment pièce d’identité à jour, justificatif de domicile, numéro de sécurité sociale). Attention, seul le format PDF est accepté.
- Une synthèse de dépôt vous est envoyée. Elle indique l’autorité compétente qui va traiter votre formalité, ainsi qu’un « numéro de liasse » qui va vous permettre de retrouver votre formalité par la suite. À chaque changement d’état, vous êtes invité à consulter votre espace personnel grâce à une notification envoyée sur l’adresse email enregistrée lors de la création de votre compte.
- Vous avez la possibilité de suivre et administrer vos formalités depuis un tableau de bord. Celui-ci indique l’état d’avancement de votre demande (formalités en attente de signature, de paiement, de régularisation ou de validation). Il informe aussi sur la validation ou le rejet de la formalité. En fonction des motifs de rejet, charge à vous d’entreprendre une nouvelle déclaration plus adaptée à votre situation réelle.
- Toutes les formalités effectuées sur le guichet unique doivent être signées électroniquement. Le niveau de signature électronique varie selon la formalité effectuée : simple pour les formalités de création d’activité, elle nécessite en revanche pour les formalités de modification ou de cessation d’activité de se munir au préalable d’un certificat électronique délivré par un organisme qualifié de votre choix. Pour vous aider à choisir, l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (Anssi), est chargée de l’établissement et de la tenue à jour d’une liste nationale.
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Quelle aide dans la réalisation de vos formalités ?
La procédure étant totalement dématérialisée, un certain nombre d’outils ont été mis en place tout au long de la réalisation de la formalité pour aider les déclarants : des vidéos, une centaine de bulles d’aide explicitant les questions, un chatbot disponible 7j/7 et 24h/24 et traitant plus de 90 sujets.
Un centre de contact Inpi Direct est également accessible par téléphone du lundi au vendredi de 9h à 18h au 01 56 65 89 98. Possibilité également de demander à être rappelé via le dépôt d’un formulaire (Inpi.fr/contactez-nous). Mais attention, des embouteillages sont à prévoir… Il est conseillé d’effectuer vos formalités avant Noël si vous êtes pressé. Pour les derniers dossiers saisis par les CFE compétents jusqu’au 31 décembre 2022 sur leurs propres outils, ceux-ci finiront d’être traités par la voie habituelle de ces outils.
Autre point de vigilance : si l’Inpi vous accompagne dans la réalisation de la formalité, elle ne le fera pas sur les choix de fond (choix de la forme juridique par exemple). Pour cela, il faut vous adresser à la CCI, la CMA, un expert-comptable ou un avocat spécialisé.
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